О предоставлении разъяснения относительно порядка заверения копий документов
12 августа 2015
Государственная регистрационная служба в связи с многочисленными обращениями по вопросам, связанным с порядком заверения копий документов , необходимых для проведения государственной регистрации прав на недвижимое имущество и их отягощений (далее - госуда
Частью третьей статьи 16 Закона Украины «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и их обременений» (далее - Закон) определено, что вместе с заявлением о государственной регистрации прав и их отягощений в бумажной форме подаются оригиналы документов, необходимых для государственной регистрации прав и их обременений, их копии, заверенные в установленном порядке.

Согласно части третьей статьи 17 Закона документы, устанавливающие возникновение, переход, прекращение прав на недвижимое имущество и их обременений и подаются для государственной регистрации прав, должны соответствовать требованиям, установленным настоящим Законом и другими нормативно-правовыми актами.

В соответствии с пунктом 10 Порядка государственной регистрации прав на недвижимое имущество и их обременений, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 22.06.2011 № 703 (далее - Порядок), заявитель вместе с заявлением о государственной регистрации подает органу государственной регистрации прав, нотариусу необходимые для такой регистрации документы, определенные Порядком, их копии, документ, подтверждающий внесение платы за предоставление выписки из Государственного реестра прав, и документ об уплате государственной пошлины.

Согласно пункту 5 Порядка, документы, которые подаются для проведения государственной регистрации прав, постановке на учет бесхозного недвижимого имущества, должны соответствовать требованиям, установленным законом, порядке и другими нормативно-правовыми актами.

При этом в соответствии с пунктом 1 части второй статьи 9 Закона государственный регистратор прав на недвижимое имущество (далее - государственный регистратор) устанавливает соответствие заявленных прав и представленных документов требованиям законодательства и в соответствии с пунктом 4 части первой статьи 24 Закона отказывает в государственной регистрации прав если представленные документы не соответствуют требованиям, установленным настоящим Законом, или не дают возможности установить соответствие заявленных прав документам, которые удостоверяют.

То есть, законодательством в сфере государственной регистрации прав установлена ​​необходимость представления копии документов, необходимых для государственной регистрации прав, заверенные в установленном порядке. Законодательство Украины выделяет различные механизмы заверения копий документов, а именно:
  • 1. Согласно статье 75 Закона Украины «О нотариате» нотариусы, должностные лица органов местного самоуправления, совершающих нотариальные действия, свидетельствуют верность копий документов, выданных предприятиями, учреждениями и организациями при условии, что эти документы не противоречат закону, имеют юридическое значение и свидетельствование верности их копий не запрещено законом.
Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на оригинале этого документа засвидетельствована нотариусом или должностным лицом органа местного самоуправления или предприятием, учреждением, организацией по месту работы, учебы, жительства или лечения гражданина;
  • 2. В соответствии с пунктом 77 Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 30.11.2011 № 1242 (далее - Типовая инструкция), надпись об удостоверении документа состоит со слов «Согласно оригиналу», наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов (инициалов имени) и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита документа «Подпись».
Надпись о заверении копии скрепляется печатью с указанием на ней наименования соответствующего учреждения (без изображения герба) или печатью структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т.д.) учреждения.

Пунктом 76 Типовой инструкции определено, что учреждение может свидетельствовать копии только тех документов, которые создаются в ней, а также в случаях, предусмотренных в абзаце втором настоящего пункта. Копия документа изготавливается и выдается только с разрешения руководителя учреждения, его заместителей или руководителя структурного подразделения.

В случае подготовки документов для предоставления судебным органам, при решении вопросов о принятии граждан на работу, учебу, заверение их трудовых, жилищных и иных прав во взаимоотношениях с учреждением, а также при формировании личных дел работников учреждение может изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.п.) (абзац второй этого пункта).

Отметка "Копия" проставляется на лицевой стороне в правом верхнем углу первого листа документа.
  • 3. Удостоверение документа руководителем предприятия, учреждения, организации в соответствии с требованиями Национального стандарта Украины «Требования к оформлению документов» ДСТУ 4163-2003, утвержденного приказом Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 07.04.2003 № 55, так заверять документы следует с указанием названия должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов и фамилии, с отметкой «Согласно оригиналу», заверенной печатью, даты заверения копии;
  • 4. В свою очередь, законодательство не содержит требований в случае, когда физическим лицом осуществляется заверения копии документа, который «касается» этого лица, а поэтому исходя из общих положений о заверении копий документов, на таких копиях проставляется личная подпись лица, заверившего копию , ее инициалы и фамилия, с отметкой «Согласно оригиналу», дата заверения копии.
Таким образом, для целей проведения государственной регистрации прав в копий документов, заверенных в установленном порядке, следует относить копии документов, заверенные как нотариусом или должностным лицом органа местного самоуправления, так и уполномоченным лицом органа государственной власти, предприятия, учреждения, организации (для юридических лиц ) или физическим лицом (для физических лиц), которые подают такой документ.

Первый заместитель Главы                                          И.И. Завальная

Источник: http://www.drsu.gov.ua/show/10508